חווים קשיים תזרימיים? בהרבה מקרים הסיבה היא נוהל גביית חובות לקוי.

 

במדינת ישראל, בה מוסר התשלומים הוא נמוך והמדינה לא שומרת על בעלי עסקים מפני אובדן חובות, יש חשיבות ראשונה לנהל את הגביה בעסק.

ניהול הגביה בעסק חשוב מכמה סיבות:

- הוא משפר ומקל על הניהול התזרימי בעסק

- מקטין את הסיכון לחוב אבוד

- מקטין את הוצאות המימון של העסק ( ריביות, עמלות אשראי וכדו')

כדי לנהל את הגביה באופן אופטימאלי, יש להקפיד על הכללים הבאים:

1. יש להקדיש להפקת החיובים ללקוחות יום קבוע בחודש. זה גם יקל את ניהול הלקוחות, גם יחסוך זמן יקר במהלך החודש וגם ייצור הרגל קבוע מול הלקוחות שיודעים מתי צפוי להגיע החיוב ולהתארגן לתשלום.

2. יש להקדיש לתהליך הגביה שעות וימים קבועים בחודש . תהליך הגביה כולל בדיקת גיול לקוחות, טלפונים ללקוחות לתזכורות על חוב, מעקב אחר הגעה של תשלומים ועדכון רשימת החובות.

 

3. יש לנהל רשימת חובות מעודכנת. את רשימת החובות ניתן לנהל:

- ע"י הפקת דוחות מתוכנת החשבוניות 

- ע"י הפקת דוח גיול חובות מתוכנת הנהלת החשבונות

- ע"י מעקב בדוחות אקסל/וורד (מעקב ידני)

רשימת חובות מתעדכנת מיד לאחר שהופקו ללקוחות חיובים חדשים וכן בכל פעם שמתקבל תשלום. מומלץ להקפיד על עדכון הרשימה על מנת לחסוך זמן יקר של ניתוח החוב של הלקוח ועל מנת למנוע אי נעימויות מול לקוחות.

4. אל תתפתו לתת ללקוח שמאחר בתשלום שירות ו/או/ מוצר. יש ליצור נוהל, מה הוא גיל החוב המקסימלי שמאפשרים ללקוח לפני שחוסמים אותו.

5. ככל שהעסקה גדולה יותר, החוב נמצא בסיכון גדול יותר, ולכן יש לבדוק את יכולת התשלום של הלקוח ולבצע מהלכים שמקטינים את הסיכון , כמו קבלת מקדמה, קבלת צ'קים דחויים, תשלום בכרטיס אשראי ובדיקה מול חברות דירוג אשראי.

6. תמיד תזכרו שחוב טרי הרבה יותר קל לגבות מאשר חוב יש . בהרבה מהמקרים, לקוחות לא משלמים בגלל אי שביעות רצון. מעקב תמידי אחר התשלום מבעוד מועד, יכול לאפשר לתקן את הרושם של הלקוח , מאפשר לתקן את הגם כאשר עוד הכל טרי ורלוונטי ומאפשר לגבות בסופו של דבר את החוב. לכן גם כדאי לתזכר לקוח על חוב מבעוד מועד...

7. יש להגדיר כבר בשלב הצלעת המחיר וההסכם את תנאי התשלום ולוודא שהתנאים ברורים וזמני התשלום ברורים.

8. בפרוייקטים שהם גבוהים מהממוצע של העסק, כדאי לחלק את סכום הראש כבר מהתחלה למספר תשלומים לפי אבני דרך או לפי לו"ז שיקבע מראש, וזאת על מנת להקטין את הסיכון של חוב גדול ולחלק אותו לסכומים קטנים מחד, ולאפשר הפסקת השירות במידה שלא עומדים בתשלומים.

אל תשכחו – עבדתם קשה בשביל הכסף הזה, הוא שייך לכם – אל תתביישו לבקש אותו ואל תתביישו להציק ללקוחות שלא משלמים. הם אלו שצריכים להתבייש.