ניהול מלאי בעסק קטן

ניהול מלאי הוא לא מסוג הדברים המובנים מאליהם – בניהול מלאי נכון צריך לקחת בחשבון זמן חיי מדף, שטחי אחסון, אופנה וטרנדיות, זמן הזמנה, שטח תצוגה, מבחר ללקוח וכמובן מימון.

ניהול לקוי של מלאי הוא אחד הגורמים השכיחים לבעיות תזרימיות, להפסדים ולאיבוד לקוחות.

הנה כמה טעויות נפוצות שבעלי עסקים עושים בניהול המלאי שלהם, ואיך להמנע מהן...

 

1. מלאי גדול מדי

חוששים להיתפס עם מעט מלאי, קל לבזבז יותר מדי על המלאי, שיכול לאכול את ההון החוזר ולשחוק את הרווחים. אחסון אינו בחינם, כמובן, והמלאי על המדפים כפוף לנזק, פחת, ואף התיישנות. מלאי ישן יכול להיות מאוד קשה למכירה.

איך לנהל את זה? כמו כל דבר מתחילים בהעמדת יעדים עסקיים. מה תחזית המכירות המבוקשת ומה  היקף הפריטים וסוג הפריטים הנדרש על מנת לעמוד בתחזית. רצוי לבנות את התחזית לפי תקופות ולהתחשב בעונתיות, חגים וחופשים. אחד המדדים הטובים הוא ביצועי העבר, אך יש להתחשב כמובן בצמיחה טבעית או לחילופין בתקופות מיתון. 
ברגע שיש תחזית מכירות, אפשר  גם לתכנן מה היקף המלאי הרצוי, זמני הזמנה/אספקה ומימון נדרש. היערכות מעין זאת היא בסיס חשוב וקריטי לניהול נכון של מלאי.

 

2. מעקב מלאי

הרבה כסף "שוכב" במלאי הישן בעסק. לא תמיד אנחנו יודעים איזה מלאי ישן קיים ( כי הוא מאד ישן!) וכמובן אין יכולת להעריך כמה כסף שוכב שם והאם ניתן לממש אותו.

איך לנהל את זה? "לנהל" זאת מילת המפתח. מלאי צריך לנהל! יש לבחור מערכת לניהול מלאי שמתאימה לעסק, לחבר אותה למערכת המכירות/חשבוניות ולדאוג לעדכן בכניסה של מלאי חדש. המערכת צריכה להיות מנוהלת לפי מוצרים/ברקודים ולתת את המענה למצאי המלאי בכל רגע נתון הן ברמת כמויות והן ברמת עלויות.

 

3. רישום שגוי

גם שמקפידים להתנהל באמצעות מערכת מלאי, יש טעויות. ומלאי שחשבנו שקיים, לא בנמצא ולהיפך, מלאי שחשבנו שחסר ובצענו הזמנה, קיים במחסן.

איך לנהל את זה?  הטעויות הללו נובעות מטעויות אנוש או באגים במערכת, ולכן, לא די להתנהל באמצעות מערכת לניהול מלאי, וכמו בכל דבר בעסק, יש לבצע בקרה גם על המערכת הזאת. באמצעות הבקרה אנחנו מוודאים שהמלאי הרשום באמת קיים. אפשר לבחור כמה פריטים ביום/בשבוע/בחודש , לספור ולהשוות לרישום במערכת הניהול. מומלץ כי המלאים הנמכרים ביותר צריכים להספר לעתים קרובות יותר.

 

4. חוסר סדר העדיפויות

אם יש כמויות מלאי גדולות, זה יכול לקחת זמן ארוך ומשאבים כדי לעקוב אחר כל הפרטים עבור כל פריט מלאי, ולכן אנחנו נמנעים מלעשות זאת.

איך לנהל את זה? מומלץ לחלק את המלאי לשתי קטגוריות: 1. לפי חוק פארטו, 80% מהמכירות מגיעים מ 20% מהפריטים – זאת קבוצה A. הקדש זמן לקבוצה זאת; בצע לה חיזוי, ספירות בקרה וסידור המלאי. 2.יתרת 80% מהמלאי היא קבוצת B. בקבוצה זאת יש להתמקד לעיתים רחוקות יותר, ולבצע ספירות בקרה וסידור מלאי רק בסוף עונה/ סוף שנה / סוף רבעון.

 

5. יקר מידי

עסק קטן לא תמיד יכול להרשות לעצמו לרכוש ולהטמיע מערכת לניהול מלאי , למרות שיש היום תוכנות מדף לא יקרות שיכולות לתת מענה לעסקים קטנים.

איך לנהל את זה? כדאי לבדוק אילו מערכות קיימות ומה יכול להתאים. יש היום מערכות של קופות רושמות או מערכות הנהלת חשבונות שהן מערכות שהרבה עסקים רוכשים בתחילת דרכם , שנותנות מענה גם לניהול מלאי בעסק. אך גם אם החלטתם שלא לרכוש תוכנת ניהול מלאי, בצעו את ניהול המלאי באמצעות גיליונות אלקטרוניים דוגמת אקסל.

 

6. ניהול סיכונים

לצערנו, החיים מלאים בהפתעות ולאו דוקא נעימות, ולא פעם עסקים נפרצים ומערכות נמחשב נגנבות , או שהן קורסות או נהרסות . ואז מתעצלים להטמיע את כל מערך המלאי מחדש, הן מסיבות של לו"ז וסדר עדיפויות והן מסיבות של תקציב.

איך לנהל את זה? ראשית, ולא רק לגבי מערכת ניהול המלאי, קח נשימה עמוקה ושקול את התרחיש הגרוע ביותר, כגון שריפה או גניבה. לכן יש להקפיד על תכנית גיבוי .ניתן לבצע שמירה על כונן חיצוני אשר לא ישמר במשרד/מחסן/ חנות, או להשתמש בשירותי ענן שזמינים תמיד ומכל מקום. במאמר מוסגר, מומלץ לבצע ניהול סיכונים גם ביחס לסיכון הפיזי של המלאי ולבדוק אם יש פוליסות ביטוח שיכולות להתאים, הן בהיבט התקציב והן בהיבט השיפוי.

 

יש לכם מלאי בעסק – שימו לב, זה יכול להיות עקב האכילס שלכם. הקפידו על ששת הכללים הללו , וניהול המלאי יהפוך לפשוט ולכלי עבודה לקבלת החלטות עסקיות נכונות בעסק.